rekisteriseloste
Helsingin Taitoluisteluklubi ry:n jäsenrekisteri – rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Helsingin Taitoluisteluklubi ry
Koroistentie 4 C Lh 5
00280 HELSINKI
toimisto (a) helsingintaitoluisteluklubi.com
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toiminnanjohtaja Kirsi Nurmi-Haikonen
kirsi.nurmi-haikonen (a) helsingintaitoluisteluklubi.com
Koroistentie 4 C Lh 5
00280 HELSINKI
Tietojen käsittelyn tarkoituslain tarkoittama yhdistyksen jäsenluettelo ja yhdistyksen tarkoitusperien toteuttaminen. Rekisteröityjen ryhmä ja siihen liittyvät tiedot
Yhdistyksen jäsenet
Kerättävät tiedot ovat:
- jäsenen täydellinen nimi
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- syntymäaika
- jäsenyyden alkamisaika
- jäsenmaksun maksupvm
- seurasidonnaisuus
- toiminta yhdistyksen luottamustehtävissä
- tiedot saadaan yhdistyksen jäseniltä
seuran luistelijoilta lisäksi:
- joukkue tai ryhmä
- kilpasarja
- sukupuoli
- kansalaisuus
- henkilötunnus alle alle 15 vuotiailta luistelukoululaisilta luistelukouluvakuutuksen ottamiseksi
- lisenssin tai kilpailuluvan maksupäivämäärä
- alaikäisen luistelijan huoltajien nimet, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- alaikäisten luistelijoiden huoltajan henkilötunnus kerätään luotonantotarkoituksessa
- Luistelijan tai alaikäisen luistelijan toisen huoltajan henkilötunnus luotonantotarkoituksia varten
- tiedot laskutusta varten: yhteystiedot, laskutustapa
- tiedot luistelijan tietojen julkaisemisesta seuran nettisivuilla ja seuran julkaisemissa painotuotteissa
- tiedot luistelijan ja huoltajien sähköpostiosoitteen käytöstä tiedotustarkoituksiin
- luistelijan tai tämän huoltajan antamat lisätiedot koskien luistelijan kokemusta ja terveydentilaa
- kilpailulisenssiä/-lupaa koskevat tiedot
- luistelu- ja muita maksuja koskevat tiedot
- luistelumaksuja koskevat tiedot saadaan HTK:n taloushallinnon järjestelmistä.
Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Ne (nimi, osoite, syntymäaika, henkilötunnus, kilpasarja) ovat kuitenkin Suomen Taitoluisteliiton käytössä ja luistelijoiden osalta avustushakemusten laadinnassa ja Helsingin kaupungin liikuntaviraston käytössä sen niitä pyytäessä.
Suojausrekisteriä hoitaa seuran toiminnanjohtaja asianmukaisesti salasanalla suojatulla tietokoneella.
tietosuojaseloste - tapahtumat ja kilpailut
1.Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Helsingin taitoluisteluklubi ry (”Yhdistys”)
Osoite: Koroistentie 4, 00280 Helsinki
Sähköposti: toimisto@helsingintaitoluisteluklubi.com
Yhteyshenkilö: Kirsi Nurmi-Haikonen
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään lomakkeessa mainitun tapahtuman ja kilpailun (”Tapahtuma”) järjestely ja talkootyöhön osallistuvien tietoja (”Rekisteröity”).
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietoja kerätään Tapahtuman järjestely- ja talkootehtäviin ilmoittautumiseen, tehtävien järjestämiseksi ja sekä tehtävistä Rekisteröidylle tiedottamiseen. Tapahtuman järjestely- ja talkootyötä tehdään yhdistyksen tarkoitukseen toteuttamiseksi, joten Yhdistyksellä on keräämiselle ja tallentamiselle oikeutettu etu.
4. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähde
Rekisterissä käsitellään vain välttämättömät tiedot talkootyön järjestämiseksi ja siten Rekisteröidyn itse ilmoittamia tiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tieto onko Rekisteröity täyttänyt 18 vuotta sekä talkootehtävä.
5. Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan viimeistään kolme kuukautta Tapahtuman päättymisen jälkeen. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja Tapahtuman järjestämiseen liittyvien tehtäviensä hoitamiseksi, kuten Tapahtumasta vastaavalla henkilöllä, kilpailunjohtajalla, kilpailusihteerillä sekä järjestelytehtävän-, talkooväen- ja kyseisen talkootyön vastaavalla. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisteristä voidaan ottaa kirjallinen ote talkootoiminnan järjestämiseksi kilpailupaikalla, mutta käyttö on edellä tavoin rajoitettu.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille. Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen sijainti, siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tiedot sijaitsevat Euroopan Unionin alueella Yhdistyksen palveluntarjoajan palvelimilla. Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@helsingintaitoluisteluklubi.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti yllä mainittuun osoitteeseen